Diseñar un piloto de agente con KPI (no solo una demo)

Horas recuperadas, tasa de error, tiempo de ciclo y costo por ejecución: cómo medir un piloto de 4–8 semanas que sirva para aprobar presupuesto de producción.

Demo impresiona; piloto decide

Una demo de 15 minutos con tres PDFs perfectos no predice producción. Un piloto usa volumen real (o muestra representativa acordada), usuarios que no son del proyecto, y métricas acordadas antes de escribir la primera línea del agente.

Alcance del piloto: un proceso, un equipo, 4–8 semanas, baseline medido en semana 1. Objetivo explícito: decidir escalar, iterar o abortar — abortar temprano con datos también es éxito.

Patrocinador de negocio firma KPI y umbral mínimo de mejora (ej. −40 % tiempo de ciclo o −50 % errores de captura). Sin firma, el piloto se convierte en experimento de TI sin presupuesto fase 2.

Qué evitar: KPIs vanity (número de chats). Qué hacer: métricas ligadas a P&L o SLA operativo.

KPIs recomendados por tipo de proceso

Documentos (facturas, guías): tiempo medio de procesamiento, tasa de error vs golden sample, % straight-through processing (sin edición humana), cola pendiente al cierre del día.

Atención / triaje: tiempo a primera respuesta útil, % clasificación correcta, tasa de re-apertura, escalamientos innecesarios (falso positivo de regla).

Reportes y datos: horas analista/semana en tarea, plazo de entrega vs deadline, incidentes por dato incorrecto en reporte publicado.

Costo: costo por documento o por ticket (API + infra + minutos humanos residual). Compará con baseline manual usando la Calculadora ROI IA como marco — actualizá con cifras reales del piloto.

Diseño experimental: baseline, shadow, producción asistida

Semana 1 — Baseline: medí manual sin cambiar proceso. Misma muestra que usará el agente después. Capturá tiempos con muestreo, no auto-reporte optimista.

Semanas 2–4 — Shadow mode: agente procesa en paralelo; humano no confía aún en salida. Compará diff agente vs humano. Corregí reglas y extracción hasta paridad aceptable (ej. ≥ 95 % campos críticos correctos).

Semanas 5–8 — Producción asistida: humano aprueba salida del agente o corrige en UI dedicada. Mide KPI acordado. Solo entonces evalúa auto-aprobación parcial.

Qué evitar: cambiar simultáneamente ERP y agente — no sabrás qué mejoró qué. Qué hacer: congelar otros variables durante piloto.

Instrumentación y reporting

Telemetría desde día 1: eventos por caso (inicio, extracción, regla X, escalado, fin), latencia, errores API ERP. Dashboard semanal automático al patrocinador — no deck manual de fin de mes.

Muestra de casos fallidos revisada en reunión quincenal con negocio. Clasificá fallos: dato sucio, regla faltante, bug, limitación modelo. Roadmap de iteración priorizado por frecuencia.

Documentá «lecciones aprendidas» y decisión go/no-go con trazabilidad. Presupuesto fase 2 referencia este documento.

Ejemplo logística: piloto conciliación guías — baseline 320 min/día equipo; objetivo 160 min; resultado 140 min con 8 % escalados; go con fase 2 ampliar transportadores.

Criterios go/no-go y rol de Conecta

Go: KPI principal supera umbral acordado durante 2 semanas consecutivas, incidentes P1 = 0, operaciones confirma adopción. No-go: mejora < umbral, datos no mejorables en 30 días, riesgo legal no mitigable.

Iterate: mejora parcial pero clara — ajustar reglas y extender piloto 4 semanas con alcance fijo, no reiniciar desde cero.

Escalar presupuesto con narrativa: «Recuperamos X horas/semana, errores −Y %, costo por caso $Z vs $W manual» — números del piloto, no proyecciones del pitch inicial.

Conecta entrega piloto con KPI en contrato, shadow mode obligatorio en procesos fiscales y handover de dashboard. Contactá con proceso acotado y patrocinador — evitamos demos eternas sin decisión.

Demo impresiona; piloto decide

Alcance del piloto: un proceso, un equipo, 4–8 semanas, baseline medido en semana 1. Objetivo explícito: decidir escalar, iterar o abortar — abortar temprano con datos también es éxito.

Patrocinador de negocio firma KPI y umbral mínimo de mejora (ej. −40 % tiempo de ciclo o −50 % errores de captura). Sin firma, el piloto se convierte en experimento de TI sin presupuesto fase 2.

Qué evitar: KPIs vanity (número de chats). Qué hacer: métricas ligadas a P&L o SLA operativo.

KPIs recomendados por tipo de proceso

Documentos (facturas, guías): tiempo medio de procesamiento, tasa de error vs golden sample, % straight-through processing (sin edición humana), cola pendiente al cierre del día.

Atención / triaje: tiempo a primera respuesta útil, % clasificación correcta, tasa de re-apertura, escalamientos innecesarios (falso positivo de regla).

Reportes y datos: horas analista/semana en tarea, plazo de entrega vs deadline, incidentes por dato incorrecto en reporte publicado.

Costo: costo por documento o por ticket (API + infra + minutos humanos residual). Compará con baseline manual usando la Calculadora ROI IA como marco — actualizá con cifras reales del piloto.

Diseño experimental: baseline, shadow, producción asistida

Semana 1 — Baseline: medí manual sin cambiar proceso. Misma muestra que usará el agente después. Capturá tiempos con muestreo, no auto-reporte optimista.

Semanas 5–8 — Producción asistida: humano aprueba salida del agente o corrige en UI dedicada. Mide KPI acordado. Solo entonces evalúa auto-aprobación parcial.

Qué evitar: cambiar simultáneamente ERP y agente — no sabrás qué mejoró qué. Qué hacer: congelar otros variables durante piloto.

Instrumentación y reporting

Telemetría desde día 1: eventos por caso (inicio, extracción, regla X, escalado, fin), latencia, errores API ERP. Dashboard semanal automático al patrocinador — no deck manual de fin de mes.

Muestra de casos fallidos revisada en reunión quincenal con negocio. Clasificá fallos: dato sucio, regla faltante, bug, limitación modelo. Roadmap de iteración priorizado por frecuencia.

Documentá «lecciones aprendidas» y decisión go/no-go con trazabilidad. Presupuesto fase 2 referencia este documento.

Ejemplo logística: piloto conciliación guías — baseline 320 min/día equipo; objetivo 160 min; resultado 140 min con 8 % escalados; go con fase 2 ampliar transportadores.

Criterios go/no-go y rol de Conecta

Iterate: mejora parcial pero clara — ajustar reglas y extender piloto 4 semanas con alcance fijo, no reiniciar desde cero.

Escalar presupuesto con narrativa: «Recuperamos X horas/semana, errores −Y %, costo por caso $Z vs $W manual» — números del piloto, no proyecciones del pitch inicial.

Diseñar un piloto de agente con KPI (no solo una demo)

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Diseño experimental: baseline, shadow, producción asistida

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Criterios go/no-go y rol de Conecta

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KPIs recomendados por tipo de proceso

Diseño experimental: baseline, shadow, producción asistida

Instrumentación y reporting

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